Co to jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to outsourcingowa usługa polegająca przede wszystkim na rejestracji swojej działalności gospodarczej pod adresem udostępnianym przez usługodawcę. Nie jest wówczas konieczna fizyczna obecność firmy pod danym adresem, dzięki czemu przedsiębiorcy wykonujący swoją pracę zdalnie zyskują szerokie spektrum wygód i odejmują sobie zmartwień związanych z prowadzeniem własnej firmy - i to wszystko za średnio 200 zł miesięcznie, w zależności od zakresu abonamentu.
Pomysł ten zrodził się w 1994 roku w USA dzięki obserwacjom Ralpha Gregory’ego, z których wynikało, że wiele firm nie potrzebuje powierzchni biurowych i tym bardziej zbędnych kosztów. W 1995 roku otworzył firmę oferującą wirtualne biura i do dziś zbiera rzesze klientów. W czym dokładnie tkwi fenomen tej usługi? Warto się temu przyjrzeć.
Na czym dokładnie polega usługa wirtualnego biura i co oferuje?
Nie da się ukryć, że wizerunek firmy od samego początku jej powstania jest kluczem do pozyskiwania klientów. Częścią tego wizerunku jest adres siedziby, który jak cała reszta elementów, powinien być prestiżowy. Dlatego też adresy oferowane przez usługodawców wirtualnych biur to adresy centrów biznesowych, powstałych w dużych miastach. Podpisując umowę, możemy zdecydować się nie tylko na rejestrację swojej firmy w KRS, US, ZUS i GUS pod danym adresem, ale na szereg innych usług, jakie wirtualne biura są nam w stanie zapewnić. Są to m.in.:
- odbiór faksów i telefonów (zapewnienie indywidualnego numeru telefonu),
- założenie firmowego rachunku,
- odbiór i obsługę skrzynki mailowej oraz odbiór i przesyłanie korespondencji tradycyjnej (skrytka pocztowa),
- wynajem biurek i sal konferencyjnych,
- przechowywanie dokumentów, wsparcie i obsługę prawną, informatyczną oraz księgową,
- wyrabianie wizytówek, pieczątek i pozostałych elementów identyfikacyjnych,
- doradztwo w wielu dziedzinach.
- prestiżowy adres oferowany przez wirtualne biuro w Warszawie - jeden z najbardziej rozpoznawalnych adresów w stolicy.
Dla kogo wirtualne biuro będzie najlepszym rozwiązaniem?
Początkowo wirtualne biuro było usługą dedykowaną głównie dla mobilnych specjalistów i freelancerów, chcących zredukować koszty i zachować prywatność. Aktualnie jest to usługa, która cieszy się sporą popularnością pośród start-upów, początkujących kancelarii podatkowych i prawnych, firm zajmujących się HR, czy sklepów internetowych. Jest to korzystna opcja, zwłaszcza dla tych podmiotów, które dopiero wchodzą na rynek – oszczędza się na wynajmowaniu lub kupowaniu biura, wyposażaniu go i zatrudnianiu ludzi do jego obsługi. Jest to rozwiązanie, które nie straci na popularności, ponieważ nawet zagraniczne firmy korzystają z tej możliwości otwierając tzw. ‘’wirtualne oddziały’’, ułatwiając sobie tym samym pozyskiwanie lokalnych klientów.
Na co zwracać uwagę przy wyborze wirtualnego biura?
Decydując się na takie rozwiązanie dla swojej firmy i porównując oferty, należy zwrócić uwagę przede wszystkim na staż działania usługodawców i opinie klientów. Powinno się dobrze zweryfikować wirtualne biura pod tym kątem, ponieważ w przypadku sporych uchybień z ich strony w trakcie świadczenia usług i decyzji o zmianie wirtualnego biura, czeka nas kosztowny i czasochłonny proces zmiany adresu prowadzenia działalności w takich instytucjach jak ZUS, KRS, US i GUS, nie wspominając już o podaniu tego do informacji swoim kontrahentom.
