Jak ewidencjonować dokumenty firmowe?
Czy prowadzenie prywatnej firmy w Polsce jest zadaniem prostym? Niewątpliwie własny biznes daje większe szanse na dobry zarobek, a też przynosi sporo osobistej satysfakcji, lecz to chyba jedyne jego zalety. Niezliczone regulacje prawne w naszym mocno zbiurokratyzowanym kraju generują mnóstwo obowiązków natury formalnej, którym każdy biznesmen musi podołać. Do nich należy także prowadzenie całej góry różnorodnej dokumentacji. Jej porządkowanie, segregowanie i przechowywanie to naprawdę ogromny kłopot. O tym, jak można nad tym wszystkim w prosty sposób zapanować, opowiadają nam pracownicy doświadczonej firmy z Katowic.
Najpierw nieco o tradycyjnym prowadzeniu dokumentacji
Wszyscy mamy pewne wyobrażenie o tym, jak wygląda prowadzenie dokumentacji w tradycyjny sposób, bądź to z naszych doświadczeń w kontaktach z różnego rodzaju urzędami lub też z własnej pracy w biurze, bądź jedynie z obrazków filmowych. Zajmujące mnóstwo miejsca regały i szafy z niezliczoną ilością segregatorów, teczek i skoroszytów to najważniejsze atrybuty tradycyjnie zorganizowanego biura czy archiwum. Każdy przychodzący do danego urzędu czy danej firmy papierowy dokument należy odpowiednio oznakować, opisać, zarejestrować i włożyć we właściwe miejsce. To oczywiście absorbuje czas odpowiedzialnego za to pracownika, a czas jak wiadomo to pieniądz. Prawdziwe problemy zaczynają się wtedy, gdy jakiś dokument zostanie umieszczony w złym miejscu, co może się zdarzyć, ponieważ człowiek jest istotą omylną. Wtedy jego szybkie odnalezienie często graniczy z cudem. Wyszukiwanie wszelkiego rodzaju informacji w takim biurze, sporządzanie sprawozdań, wyciągów, bilansów itd. to naprawdę mordercza praca. A trzeba pamiętać, że do tego dochodzą dzisiaj także różnorakie dokumenty elektroniczne i poczta e-mail.
Cyfrowe ewidencjonowanie dokumentów
Wszelkiego rodzaju opisanych wyżej problemów unikamy przy digitalizacji dokumentów i ich elektronicznym ewidencjonowaniu, o czym opowiadają nam specjaliści firmy E.volution z Katowic. Na czym to polega i jakie są tego korzyści? Najpierw oczywiście należy papierowy dokument zeskanować, a później dokonać z niego ekstrakcji zawartego w nim tekstu, który już w postaci cyfrowej może być automatycznie ewidencjonowany przy pomocy specjalnych programów. Pamiętajmy, że dzisiaj także, za pośrednictwem łączy internetowych, dociera do naszych biur mnóstwo gotowych już dokumentów elektronicznych oraz wiadomości e-mailowych, które również należy odpowiednio sklasyfikować, zindeksować, wprowadzić do cyfrowego planu akt i w końcu zarchiwizować. Tak więc elektroniczne ewidencjonowanie dotyczy zarówno treści wydobytych z poddanych skanowaniu druków papierowych, jak i wszystkich innych dokumentów cyfrowych, w tym oczywiście także materiałów graficznych oraz pism księgowych. Dokumenty takie można dowolnie długo przechowywać w elektronicznym archiwum, a dostęp do nich oraz wydobywanie z nich potrzebnych danych jest i łatwe i szybkie. Uprawnieni pracownicy mogą w każdej chwili w razie potrzeby także tak zarchiwizowane treści edytować.
Elektroniczny obieg dokumentów niewątpliwie pozwala zwiększyć wydajność i komfort pracy w każdej firmie.
