Jak upoważnić biuro rachunkowe do reprezentowania klienta przed organami skarbowymi i ZUS?
W przypadku samodzielnego prowadzenia firmy trzeba liczyć się z tym, że swój czas nie tylko trzeba dzielić na bieżące potrzeby, ale także na prowadzenie rozliczeń i kontakt z organami skarbowymi oraz ZUS-em. Wbrew pozorom zajmuje to sporo czasu, nawet jeśli weźmiemy pod uwagę jednoosobową firmę. Czy można w ramach outsourcingu księgowego zlecić reprezentowanie klienta przed urzędami konkretnemu biuru rachunkowemu? Jak to uczynić?
Upoważnić można osobę nie biuro rachunkowe
W myśl obowiązujących przepisów pełnomocnikiem podatnika (płatnika) można ustanowić jedynie osobę fizyczną, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. Skoro biura rachunkowe działają w formie spółki z o.o., nie można ich upoważnić do prowadzenia spraw podatkowych. Chcąc rozwiązać zgodnie z prawem ten problem, należy wystawić pełnomocnictwo nie biuro, a na konkretną osobę. Może to być pracownik biura, bądź jego właściciela, jak w przypadku Grzegorza Kucharskiego – właściciela Biura Rachunkowego GK w Opolu.
Współpraca z biurem zdejmuje z właściciela firmy szereg obowiązków. Pozwala zaoszczędzić sporo pieniędzy, które dzięki outsourcingowi księgowemu nie muszą być lokowane w zatrudnianie księgowego. Zewnętrzny księgowy likwiduje konieczność aktualizowania programów księgowych, organizacji szkoleń branżowych. Chcąc zyskać większą swobodę działania i możliwość skupienia się na rozwoju firmy, warto udzielić zaufanej osobie z biura stosowne upoważnienie do reprezentowania przed US, ZUS, czy PIP. Dobrze jest zapamiętać, że pełnomocnictwo wystawione na biuro, nie osobę, nie da pełnych przywilejów związanych z załatwianiem bieżących spraw firmy. Aby biuro mogło występować w imieniu klienta zarówno przed postępowaniami, odbierania korespondencji, jak i do wglądu w akta konieczne jest uzyskanie pełnego pełnomocnictwa – osobowego.
Rodzaje pełnomocnictw względem US i ZUS
W przypadku ZUS, pracownik księgowy może zostać upoważniony do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS (PEL). W załączniku określając, czy mają one dotyczyć załatwiania konkretnych spraw, tematów czy też zagadnień, np. podczas prowadzonych kontroli ZUS. Udzielając pełnomocnictwa pracownikowi biura rachunkowego, w przypadku US można upoważnić go przede wszystkim do podpisywania deklaracji składanych droga elektroniczną (UPL-1). Można wystawić pełnomocnictwo ogólne i szczególne oraz upoważnienie do doręczeń.
Zalety udzielenia pełnomocnictwa pracownikowi biura księgowego
Tak jak już to zostało napisane wyżej, jest to forma udogodnienia dla właściciela i niewątpliwie duża oszczędność czasu. Warto bowiem zdawać sobie sprawę, że wezwania do urzędów typu ZUS, US nie zawsze dotyczą przysłowiowego złożenia „brakującego podpisu”. Bywa, że właściciel firmy jest wezwany celem złożenia wyjaśnień. To siłą rzeczy – w przypadku braku znajomości tematu, sposobów prowadzenia działalności, jest sporym problemem. Wymaga konsultacji z konkretnymi osobami i zabiera znacznie więcej czasu, niż gdyby wyjaśnieniami sprawy od razu zajęła się osoba dokonująca rozliczeń w firmie. Pełnomocnictwa przyspieszają wiele procedur urzędowych. Dzięki nim właściciel może skupić się na kwestiach związanych z prowadzeniem firmy.
