Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Prowadzenie działalności gospodarczej w dowolnej formie nakłada na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia dokumentacji finansowej i podatkowej. W większych firmach, które prowadzą zróżnicowaną działalność i zatrudniają pracowników, jest wymagana pełna księgowość. Jej prowadzenie regulują stosowne przepisy prawa. Jakie są najważniejsze zasady jej prowadzenia?

Ustawa o rachunkowości

 Dokumentem, który reguluje kwestie związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, jest Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, aktualizowana w kolejnych latach, aż do 2019 roku włącznie. Artykuł 24 tejże ustawy określa zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych z uwzględnieniem ogólnych aspektów oraz ich szczegółowego znaczenia. Zasady te wyznacza już pierwszy punkt artykułu, który mówi, że:

„Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.” Praktyczna interpretacja tych określeń jest następująca:

• rzetelność – to dokonywanie zapisów, które odzwierciedlają stan faktyczny (są zgodne z prawdą),
• bezbłędność – oznacza stosowanie poprawnego kwalifikowania dowodów księgowych w danym miesiącu, ciągłości zapisu i poprawnych procedur obliczeniowych,
• sprawdzalność – to możliwość stwierdzenia poprawności zapisów przez ich porównanie z dokumentami, stosowanie zapisów chronologicznych oraz wg kryteriów klasyfikacyjnych, które umożliwiają sporządzanie sprawozdań i zeznań podatkowych, w tym także dostęp do danych komputerowych,
• prowadzenie na bieżąco – to dokonywanie zapisów bieżących operacji w tym samym dniu oraz sporządzanie zestawień i sprawozdań „przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca (…), a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.”

Zasady zgodne z polityką rachunkowości

Ustawa o rachunkowości wprowadza jeszcze inne ustalenia, które obowiązują każdego polskiego przedsiębiorcę. Do tych najważniejszych zaliczają się:

• obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim,
• prowadzenie dokumentacji w odniesieniu do roku obrotowego i okresów sprawozdawczych,
• stosowanie określonych metod wyceny aktywów i pasywów,
• prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z opisanym sposobem (zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, system przetwarzania danych, system ochrony danych i ich zbiorów itp.).

Ponadto, księgi rachunkowe powinny być przechowywane w firmie lub jednostce zewnętrznej, której przedsiębiorca powierza prowadzenie dokumentacji finansowej. Taką jednostką jest np. Biuro Rachunkowe Grażyny Jabłońskiej w Gliwicach, które świadczy usługi z zakresu kompleksowej obsługi firm w dziedzinie księgowości i rozliczania podatków. Ponieważ ustawa nakłada na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia dostępu do dokumentacji powierzając jej prowadzenie firmie zewnętrznej ma on również obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o miejscu, w którym ta dokumentacja się znajduje. Ma on na to 15 dni od dnia ich wydania. Termin „księgi rachunkowe” obejmuje pięć obowiązkowych pozycji. Są to:

• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia obrotów oraz sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
• dziennik,
• inwentarz (wykaz składników aktywów i pasywów).

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w formie elektronicznej. W takiej sytuacji każda z wymienionych wyżej pozycji powinna stanowić samodzielny zbiór danych, bazę danych lub jej wyodrębnioną część. Jest też wymagane trwałe oznaczenie nazwami jednostki, rodzaju księgi rachunkowej, programu przetwarzania, roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Księgi powinny być przechowywane w układzie chronologicznym.