Materiał Partnera
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Prowadzenie działalności gospodarczej w dowolnej formie nakłada na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia dokumentacji finansowej i podatkowej. W większych firmach, które prowadzą zróżnicowaną działalność i zatrudniają pracowników, jest wymagana pełna księgowość. Jej prowadzenie regulują stosowne przepisy prawa. Jakie są najważniejsze zasady jej prowadzenia?

Ustawa o rachunkowości


 Dokumentem, który reguluje kwestie związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, jest Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, aktualizowana w kolejnych latach, aż do 2019 roku włącznie. Artykuł 24 tejże ustawy określa zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych z uwzględnieniem ogólnych aspektów oraz ich szczegółowego znaczenia. Zasady te wyznacza już pierwszy punkt artykułu, który mówi, że:

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.” Praktyczna interpretacja tych określeń jest następująca:

  • rzetelność – to dokonywanie zapisów, które odzwierciedlają stan faktyczny (są zgodne z prawdą),
  • bezbłędność – oznacza stosowanie poprawnego kwalifikowania dowodów księgowych w danym miesiącu, ciągłości zapisu i poprawnych procedur obliczeniowych,
  • sprawdzalność – to możliwość stwierdzenia poprawności zapisów przez ich porównanie z dokumentami, stosowanie zapisów chronologicznych oraz wg kryteriów klasyfikacyjnych, które umożliwiają sporządzanie sprawozdań i zeznań podatkowych, w tym także dostęp do danych komputerowych,
  • prowadzenie na bieżąco – to dokonywanie zapisów bieżących operacji w tym samym dniu oraz sporządzanie zestawień i sprawozdań „przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca (…), a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

Zasady zgodne z polityką rachunkowości

Ustawa o rachunkowości wprowadza jeszcze inne ustalenia, które obowiązują każdego polskiego przedsiębiorcę. Do tych najważniejszych zaliczają się:

  • obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim,
  • prowadzenie dokumentacji w odniesieniu do roku obrotowego i okresów sprawozdawczych,
  • stosowanie określonych metod wyceny aktywów i pasywów,
  • prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z opisanym sposobem (zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, system przetwarzania danych, system ochrony danych i ich zbiorów itp.).

Ponadto, księgi rachunkowe powinny być przechowywane w firmie lub jednostce zewnętrznej, której przedsiębiorca powierza prowadzenie dokumentacji finansowej. Taką jednostką jest np. Biuro Rachunkowe Grażyny Jabłońskiej w Gliwicach, które świadczy usługi z zakresu kompleksowej obsługi firm w dziedzinie księgowości i rozliczania podatków. Ponieważ ustawa nakłada na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia dostępu do dokumentacji powierzając jej prowadzenie firmie zewnętrznej ma on również obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o miejscu, w którym ta dokumentacja się znajduje. Ma on na to 15 dni od dnia ich wydania. Termin „księgi rachunkowe” obejmuje pięć obowiązkowych pozycji. Są to:

  • księga główna,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia obrotów oraz sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
  • dziennik,
  • inwentarz (wykaz składników aktywów i pasywów).

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w formie elektronicznej. W takiej sytuacji każda z wymienionych wyżej pozycji powinna stanowić samodzielny zbiór danych, bazę danych lub jej wyodrębnioną część. Jest też wymagane trwałe oznaczenie nazwami jednostki, rodzaju księgi rachunkowej, programu przetwarzania, roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Księgi powinny być przechowywane w układzie chronologicznym.

Kategorie
Warto przeczytać
Kto musi prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Księga przychodów i rozchodów to uproszczona forma ewidencji podatkowej. Polskie przepisy jasno wskazują, kto jest zobowiązany do tego, by ją prowadzić, a kto jest z takiego obowiązku zwolniony. Jeśli planujesz otworzyć...
Chwilówki i podstawowe kryterium dobrej oferty.
Nieplanowane wydatki? Okazja, która może się nie powtórzyć? W takich okolicznościach zazwyczaj szukamy rozsądnej możliwości, by zrealizować swoje plany. Dla niektórych osób podejmowanie się szybkiego kredytu, jakim...
W jaki sposób biuro rachunkowe może pomóc w działalności firmy
Do obowiązków każdego przedsiębiorcy należy prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wiele firm rezygnuje jednak z prowadzenia samodzielnej księgowości na rzecz korzystania z usług partnera zewnętrznego. Jaki jest zakres usług...
Kalkulatory
Znajdź biura rachunkowe