Czym jest księga przychodów i rozchodów?
Według Benjamina Franklina na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki. Płacenia podatków rzeczywiście nie da się uniknąć, a będąc przedsiębiorcą, trzeba jeszcze udowodnić, że opłaty na rzecz państwa są odprowadzane we właściwy sposób i w odpowiednich kwotach. Księga przychodów i rozchodów jest jednym z narzędzi służących do ewidencjonowania finansów firmy. Przedsiębiorcy ułatwia obliczenie wysokości podatku, a urzędowi skarbowemu – kontrolę.
KPiR, czyli prosta ewidencja księgowa dla małych firm
Księga przychodów i rozchodów służy do obliczania podstawy opodatkowania przedsiębiorstwa i jest najprostszą (obok ryczałtu) formą ewidencji księgowej. Prowadzenie KPiR umożliwia rzetelne monitorowanie przychodów i kosztów działalności gospodarczej w bardzo prosty sposób. Zasady prowadzenia takiej ewidencji opisuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księgę mogą prowadzić przedsiębiorcy, którzy spełniają następujące warunki:
- prowadzą działalność indywidualnie lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych, spółki partnerskiej i przedsiębiorstwa w spadku;
- rozliczają podatek liniowo wg stawki 19% lub na zasadach ogólnych wg skali podatkowej;
- ich przychody netto w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 2 mln euro (9.030.600 zł).
Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Przedsiębiorca może prowadzić KPiR samodzielnie lub zlecić obsługę księgową firmy zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Chociaż KPiR zalicza się do uproszczonych form ewidencjonowania, dla bezpieczeństwa i spokoju zdecydowanie rozsądniej jest powierzyć to zadanie fachowcom. Dlaczego? Ewentualne błędy w księdze mogą być traktowane przez urząd jako wykroczenia lub nawet przestępstwa skarbowe, co dla podatnika oznacza konieczność zapłacenia dotkliwych kar.
Rozporządzenie MF bardzo dokładnie opisuje zasady prowadzenia KPiR, określa nawet terminy założenia ewidencji oraz wymagania dla ewidencji prowadzonej w formie papierowej i elektronicznej. Jeśli przedsiębiorca decyduje się na ewidencję elektroniczną, musi pisemnie określić instrukcje obsługi programu komputerowego, korzystać z odpowiednich zabezpieczeń danych i spełniać wiele innych warunków. Restrykcyjne wymogi dotyczą także prowadzenia ksiąg w tradycyjnej, papierowej postaci. Jak widać, pierwsze trudności pojawiają się już na samym początku prowadzenia tej pozornie prostej ewidencji – zauważa ekspert z Kancelarii Księgowo-Rachunkowej Saldo w Dąbrowie Górniczej.
Zapisów w KPiR należy dokonywać na podstawie dowodów księgowych: faktur VAT lub innych dokumentów potwierdzających dokonanie operacji gospodarczej (m.in. faktury sprzedaży, dowody wpłat bankowych, raporty fiskalne). Wszystkie te dokumenty muszą określać wystawcę lub wskazanie stron operacji, datę wystawienia i dokonania operacji, jej przedmiot i wartość, podpisy uprawnionych osób i oznaczenia, które umożliwią powiązanie dowodu z zapisem w księdze. Łącznie z księgą przychodów i rozchodów przedsiębiorca musi prowadzić ewidencje środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a w niektórych sytuacjach również ewidencję sprzedaży, ewidencję przebiegu pojazdów i ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych (kantory).
W artykule zasygnalizowaliśmy jedynie kilka najważniejszych kwestii związanych z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów. Jeśli potrzebujesz pomocy w prowadzeniu ewidencji podatkowej, koniecznie poszukaj dobrego biura rachunkowego w swojej okolicy.
