Jak wybrać biuro rachunkowe?

Rodzaje biur rachunkowych – czym zajmuje się biuro rachunkowe?

Prowadzisz małą czy dużą firmę?

Sprawdź, czy biuro obsługuje działalności gospodarcze lub umożliwia wsparcie księgowe spółek. Wybór biura uzależniony jest nie tylko od wielkości firmy, ale także typu prowadzonej spółki. Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, prawdopodobnie skorzystasz z uproszczonej księgowości.

Rodzaj księgowości zależy od dochodów Twojej firmy. Jeśli dochód nie przekracza rocznie równowartość 1 200 000 euro, to zgodnie z art. 2 Ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 roku przedsiębiorca może prowadzić uproszczoną księgowość.

Mała księgowość, czyli księgowość uproszczona, dotyczy zazwyczaj mniejszych przedsiębiorców. Biura rachunkowe oferujące małą księgowość zajmują się prowadzeniem finansów w różnej formie, do których należą karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany, księga przychodów i rozchodów. Prowadzenie uproszczonej księgowości jest stosunkowo łatwe. Przedsiębiorcy mogą skorzystać ze specjalnych programów księgowych online i sami się tym zająć. Jednak samodzielne prowadzenie księgowości wymaga znajomości przepisów, dlatego warto powierzyć to zadanie księgowej.

Pełna księgowość umożliwia dokładną kontrolę finansów firmy. Jest to precyzyjny system ewidencjonowania wszelkich zdarzeń finansowych, wiec wymaga zatrudnienia księgowej lub skorzystania z usług biura rachunkowego. Pełna księgowość nie tylko pozwala na obliczanie podatku, ale także daje możliwość wnikliwej analizy sytuacji finansowej firmy. Umożliwia podejmowanie korzystnych decyzji finansowych w przyszłości. Pełna księgowość obejmuje m.in. ewidencję przychodów i kosztów, ewidencję i inwentaryzację majątku i sporządzanie sprawozdań finansowych.

Lokalizacja biura rachunkowego – jaka jest forma współpracy?

Wolisz skorzystać z usług księgowych blisko domu, by mieć na bieżąco wgląd do dokumentów? A może nie zależy Ci na bezpośrednim kontakcie z księgowym? Zapytaj o formę współpracy z biurem. Masz do wyboru dwie opcje.

Tradycyjnie – możesz wybrać biuro rachunkowe z Twojej okolicy i dostarczać dokumenty osobiście lub kurierem. Masz wtedy możliwość osobistego kontaktu z księgowym.

Online – możesz wybrać usługi firmy na odległości, czyli księgowość online. Nie tracisz wtedy czasu na dojazd do biura – wystarczy, że prześlesz skany dokumentów lub skorzystasz z e-księgowości.

Czy biuro oferuje pomoc przy zakładaniu i prowadzeniu firmy?

Jeśli chcesz rozpocząć własną działalność, upewnij się, czy biuro oferuje pomoc przy zakładaniu i rejestracji działalności gospodarczej. Biura rachunkowe mają w ofercie takie usługi dodatkowe jak pisanie biznesplanów, pozyskiwanie dofinansowań czy sporządzanie wniosków kredytowych i wniosków leasingowych.

Jeśli jesteś właścicielem firmy, sprawdź, czy biuro rachunkowe oferuje doradztwo w zakresie prowadzenia działalności oraz obsługę kadr i płac. Możesz skorzystać z takich usług jak np. prowadzenie dokumentacji kadrowej, przygotowywanie i dystrybucja pasków płacowych, sporządzanie umów cywilnoprawnych i umów o pracę, rozliczanie czasu pracy itd.

Czy biuro zatrudnia doradców podatkowych?

Wiele biur rachunkowych oferuje doradztwo podatkowo-biznesowe, dlatego przed wyborem biura warto sprawdzić, czy zapewnia też usługi doradców podatkowych. Doradca podatkowy to zawód zaufania publicznego, który został powołany Ustawą o doradztwie podatkowym z 5 lipca 1996 roku.

Czym różni się doradca podatkowy od księgowego? Warto pamiętać, że uprawnienia doradców podatkowych i licencjonowanych księgowych w niektórych zakresach się różnią. Zarówno księgowi, jak i doradcy podatkowi przyjmują dokumenty, prowadzą księgi rachunkowe i przygotowują deklaracje podatkowe, ale dodatkowo doradcy podatkowi mogą udzielać podatnikom porad z zakresu obowiązków podatkowych oraz prowadzić postępowania podatkowe przed organami skarbowym i sporządzać skargi do wojewódzkich sądów administracyjnych.

Czy biuro zatrudnia biegłych rewidentów?

Sprawdź, czy biuro rachunkowe oferuje usługi biegłego rewidenta, który zgodnie z Ustawą o biegłych rewidentach z 7 maja 2009 roku zajmuje się przeprowadzaniem rewizji finansowej, w tym badaniem sprawozdań finansowych. Poza nadzorowaniem pracy księgowych i badaniem sprawozdań finansowych biegły rewident może usługowo prowadzić księgi rachunkowe, wydawać opinie oraz zajmować się doradztwem podatkowym.

Jak wygląda rozliczanie z biurem?

Dowiedz się, jak rozliczać się z biurem – jaka jest opłata stała i ile wynosi opłata za każdy kolejny dokument. Warto upewnić się, czy usługi dodatkowe są wliczone w cenę, czy musisz jeszcze dopłacać. Porównaj różne oferty i sprawdź, co jest dla Ciebie najbardziej korzystne. Zapytaj o rabaty – wiele biur gwarantuje zniżki dla stałych klientów albo pierwszy miesiąc obsługi gratis.

Biuro rachunkowe – dodatkowe usługi

Czy biuro obsługuje klientów indywidualnych?

Wiele biur rachunkowych świadczy usługi dla firm, ale nie wszystkie obsługują osoby prywatne. W ofercie klienci indywidualni mogą znaleźć np. rozliczenia roczne PIT. W zależności od Twoich potrzeb sprawdź, czy biuro obsługuje klientów indywidualnych, małe jednoosobowe przedsiębiorstwa, spółki osobowe czy stowarzyszenia.

Czy biuro posiada Certyfikat Ministerstwa Finansów lub inne certyfikaty?

Nie ryzykuj, by prowadzeniem ksiąg rachunkowych czy wyliczaniem podatkowym zajęły się osoby nieposiadające żadnych kwalifikacji i praktyki, które nie aktualizują na bieżąco swojej wiedzy. By nie tracić czasu na niekompetentne usługi, sprawdź komu powierzasz dokumenty. Potwierdzeniem usług wysokiej jakości mogą być nie tylko Certyfikat Ministerstwa Finansów, ale także Certyfikat Stowarzyszenia Księgowych w Polsce czy certyfikaty wydawane przez Centrum Informacji Księgowej. Zapytaj zarówno o autentyczność, jak i ważność każdego certyfikatu. Pracownicy biura rachunkowego mogą zdobyć Certyfikat Dorady Podatkowego, Certyfikat Biegłego Rewidenta, Certyfikat Głównego Księgowego oraz Certyfikat ACCA.

Obecnie nie są już wydawane certyfikaty księgowe przez Ministra Finansów zgodnie z Ustawą z 9 maja 2014 r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych (Dz. U. poz. 768). W związku z tym zgodnie z art. 76a ust. 3 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych może zająć się każda osoba, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie jest karana za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, a także jest ubezpieczona od odpowiedzialności cywilnej.

Jakie kursy, szkolenia odbyli pracownicy biura?

Przed wyborem biura warto sprawdzić odbyte szkolenia i kursy przez pracowników biura, które podobnie jak certyfikaty są potwierdzeniem zdobywania i aktualizowania wiedzy na temat księgowości. Dostępne są certyfikowane kursy na księgowego, głównego księgowego czy specjalisty do spraw rachunkowości.

Czy biuro ma ubezpieczenie OC?

Każde biuro rachunkowe, które oferuje usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r., jest zobowiązane do ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej OC za wyrządzenie ewentualnych szkód.

Dlaczego ubezpieczenie jest ważne? W razie błędów to klient może ponieść odpowiedzialność finansową, a nie biuro rachunkowe. Jeśli biuro wykupi ubezpieczenie OC, możesz ubiegać się o odszkodowanie. W przypadku, gdy biuro rachunkowe popełni błąd w czynnościach, za które ponosi odpowiedzialność, możesz dochodzić swoich roszczeń w formie odszkodowania zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego (Dz. u. Z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami). Obowiązkowa polisa OC biura rachunkowego obejmuje tylko czynności dotyczące pełnej księgowości. By mieć pewność, zapytaj o wartość ubezpieczenia, a także o ubezpieczenie innych czynności, np. związanych z obsługą kadrowo-płacową czy doradztwem podatkowym.

Pamiętaj, że księgowi zajmujący się usługowym prowadzeniem wyłącznie ksiąg przychodów i rozchodów oraz wypełnianiem deklaracji podatkowych nie są zobowiązania do ubezpieczenia OC – upewnij się, czy biuro wykupiło dobrowolne ubezpieczenie.

Większe czy mniejsze biuro rachunkowe?

Wybór biura zależy od Twoich oczekiwań. Jeśli wybierzesz większe biuro rachunkowe, możesz liczyć na kompleksową obsługę i szeroką ofertę usług. Upewnij się, czy biuro zapewnia pomoc wyznaczonej osoby, która osobiście zajmie się prowadzeniem finansów i będzie w stanie skupić się wyłącznie na Twoich sprawach. Jeśli biuro nie zagwarantuje Ci takiego podejścia, a zależy Ci na indywidualnej obsłudze klienta, wybierz mniejsze biuro.

Czy biuro daje możliwość udzielenia pełnomocnictwa?

Zgodnie z nowelizacją Ordynacji podatkowej z 1 stycznia 2016 r. wyróżnia się trzy rodzaje pełnomocnictwa – ogólne, szczególne i do doręczeń. Oznacza to, że możesz wyznaczyć na pełnomocnika ogólnego biuro rachunkowe albo doradcę podatkowego. Upoważnieni księgowi będą działać w Twoim imieniu w różnego rodzaju sprawach podatkowych.

Czy biuro działa w zgodzie z etyką zawodową?

Sprawdź, jakie cechy powinny charakteryzować osoby, które profesjonalnie zajmują się rachunkowością. Upewnij się, czy wybrane biuro rachunkowe działa zgodnie z obowiązującymi zasadami etyki zawodowej. Kodeks Zawodowej Etyki w Rachunkowości wydało Stowarzyszenie Księgowych w Polsce.

Czy biuro oferuje usługi ekstra?

Przed wyborem biura rachunkowego przekonaj się, czy zapewnia usługi dodatkowe, które wpływają na komfort obsługi. Sprawdź, o co warto zapytać:

Wskazówki – które biuro rachunkowe wybrać?