Jak zorganizować pracę biurową, aby była najefektywniejsza?

Wysoka efektywność oznacza dobre wykorzystanie czasu przeznaczonego na pracę. Jeśli jest na wysokim poziomie, to udaje się zrobić wszystko, co zostało zaplanowane. Jeśli praca nie idzie sprawnie, nie wszystko uda się zrobić, a jeśli nawet, to z dużym wysiłkiem.

Praca zgodna z planem

• zero niepotrzebnych rzeczy na biurku,
• wszystko na swoim miejscu,
• zapasowe wkłady, długopisy itp.,
• plan pracy.

Idealny początek dnia powinien wyglądać tak, że siada się przy uporządkowanym biurku i zagląda do planu zadań. Długopisy, ołówki, nożyczki powinny znajdować się w przyborniku. Dziurkacze, zszywacze mogą być schowane w szufladzie. Szuflada w biurku to także dobre miejsce na artykuły biurowe, które stanowią zapasy. To np. wkłady do długopisów czy zszywki do zszywacza. Konieczne jest zadbanie, by takie zapasowe przedmioty mieć w pobliżu. Schludne miejsce pracy ma pozytywny wpływ na umysł, a i pracuje się przyjemniej. Warto więc pamiętać:

Porządek na biurku to podstawa

Słaba wydajność w pracy może wynikać z osłabienia intelektu. Umysł jest wyczulony na otoczenie. Jeśli jest bałagan, to obniża się poziom koncentracji. Traci się też jasność myślenia. Praca nie jest efektywna także, kiedy nie została zaplanowana albo trzeba w jej trakcje szukać zagubionych rzeczy. Czy trzeba będzie rozglądać się za czymś do pisania, czy za jakimś dokumentem, to traci się czas. Wybija to także z rytmu pracy.

Plan trzeba ułożyć tak, by optymalnie wykorzystać czas pracy. Jeśli wśród zadań są kontakty z klientami czy kontrahentami, to warto wydzielić sobie na to określone pory. Np. pora na e-maile jest rano i przed zakończeniem pracy, a w pozostały czas wykonuje się obowiązki biurowe. Zaglądanie co chwila do e-maili dekoncentruje, a więc obniża wydajność. Jeśli coś się przypomni, to by się nie odrywać od tego, co akurat się robi, trzeba to zanotować na karteczkach.

Do zapisania planu można wykorzystać zdobycze techniki, ale wiele osób woli mieć zapisane punkty w zeszycie czy w notesie. Plan na kolejny dzień można wykonać na zakończenie dnia bieżącego. Można też rano w dzień pracy. Zapisywanie długopisem poszczególnych punktów to wejście z samego rana w rytm pracy. Jak jest lepiej, czy rano robić plan, czy wieczorem, to zależy od konkretnych obowiązków. Praca biurowa to szerokie określenie.

Artykuły biurowe służące segregacji

Kolejny ważny punkt, który można dodać do już wspomnianych, to pilnowanie porządku w dokumentach i innych ważnych papierach. Tu potrzebne są dwie rzeczy. Pierwsza to artykuły biurowe, które pomogą utrzymać porządek. To np. segregatory i koszulki. Konieczne są także teczki. Druga ważna rzecz to nawyk odkładania na bieżąco papierów tam, gdzie ich miejsce. Segregatory czy teczki warto mieć w różnych kolorach. Jeśli w teczce o wybranym kolorze trzyma się jakieś dokumenty, a w innej inne, to od razu wiadomo, po którą sięgnąć. Brak porządku w papierach utrudnia pracę. Jej efektywność się zmniejsza. Jest i gorsza konsekwencja. Coś może się zgubić. Do powyższej listy trzeba dopisać:

• unikanie rozpraszania się przy pracy,
• pod ręką artykuły biurowe do segregacji,
• pilnowanie porządku w papierach.

Porządek, dobre nawyki i niezbędne artykuły biurowe – to zagwarantuje efektywność pracy. Na zakończenie dnia trzeba uprzątnąć biurko, aby rano zastać je przygotowane do pracy. Kiedy trzeba się z rana zajmować uprzątnięciem artykułów biurowych, to działa to zniechęcająco. Nie tyle tak działa konieczność zrobienia porządków, ile widok bałaganu. W trosce o efektywność w dniu kolejnym warto te parę chwil przeznaczyć na porządki.