Jak długo przechowywać firmowe dokumenty?

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty?

Termin przechowywania dokumentacji firmowej budzi wiele wątpliwości. Fakt rozliczenia z urzędem skarbowym czy ZUS nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przechowywania dokumentów. Oznacza to, że faktur czy składanych deklaracji nie można pozbyć się w dowolnym momencie. Trzeba je zachować w razie kontroli urzędników – ale tylko przez określony okres.

Strony www Strony www

Termin przechowywania dokumentacji podatkowej

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej dokumenty podatkowe należy przechowywać do momentu, w którym dochodzi do przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dotyczy to ksiąg rachunkowych, księgi przychodów i rozchodów oraz pozostałych ewidencji, które są prowadzone w celach podatkowych.

Za okres przedawnienia zobowiązania podatkowego uważa się 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku. Dotyczy to zarówno deklaracji podatkowych, jak i faktur kosztowych oraz przychodowych.

Termin przechowywania dokumentacji rachunkowej

Przechowywanie dokumentacji rachunkowej regulowane jest ustawą o rachunkowości. Zgodnie z jej brzmieniem:

  • zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu – ich nie dotyczy okres przedawnienia,
  • księgi rachunkowe należy przechowywać nie krócej niż 5 lat,
  • dowody księgowe potwierdzające korzystanie z pożyczek lub kredytów i umowy handlowe należy przechowywać przez 5 lat od momentu wygaśnięcia umowy (np. po spłacie, dokonaniu rozliczenia),
  • dowody księgowe, które dotyczą wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za określony rok obrotowy,
  • dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać nie krócej niż 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i inne dokumenty muszą być przechowywane przez 5 lat.

Termin przechowywania dokumentacji ZUS

Przechowywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych dotyczy wszystkich płatników składek.

  • Dokumenty zgłoszeniowe należy przechowywać co najmniej 5 lat.
  • Dokumenty rozliczeniowe należy przechowywać 5 lat.

Chcesz uniknąć sankcji? Podejmij współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym

Niedostosowanie się do przepisów, a więc usunięcie dokumentacji przed terminem przedawnienia, grozi sankcjami – karą grzywny wynoszącą nawet 240 stawek dziennych.

Jeśli chcesz uniknąć kłopotów finansowych w razie kontroli urzędników, podejmij współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym. Dzięki wiedzy i doświadczeniu pracowników, będziesz mieć pewność, że dokumenty przechowywane są w poprawnej formie i przez ustawowy czas.

Wybierając biuro rachunkowe, weź pod uwagę m.in. jego doświadczenie i posiadane certyfikaty potwierdzające kwalifikacje, referencje innych klientów, oferowanie kompleksowych usług, stałe uzupełnianie oferty o niezbędne usługi, indywidualne podejście do klientów, odpowiedzialność za dokonywane rozliczenia, fachowe wsparcie i doradztwo.

Kategorie
Warto przeczytać
Kiedy warto zdecydować się na obsługę kadrowo-płacową?
Outsourcing kadrowo-płacowy, inaczej zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa to usługa, którą firma zewnętrzna świadczy dla przedsiębiorstwa. Polega na zlecaniu wypłat, obliczaniu składek, kontrolowaniu urlopów i wykonywaniu...
Lexis – usługi kancelarii doradztwa podatkowego
Lexis Kancelaria Doradztwa Podatkowego to firma zatrudniająca specjalistów, którzy świadczą usługi obejmujące wiele zagadnień m.in. prawo pracy, ubezpieczenia społeczne czy prawo handlowe. Zanim jednak zdecydujemy się...
Księga przychodów i rozchodów – podstawowe informacje
Proces rozliczeniowy wymaga dbałości o szczegóły oraz znajomości ważnych procedur. Przedsiębiorcy najczęściej prowadzą ewidencję księgową w formie Księgi przychodów i rozchodów. Mimo że jest to uproszczona forma...
Kalkulatory
Znajdź biura rachunkowe
Jak nie tracić klientów?

Jak nie tracić klientów? Podpowiadamy!

Reklamuj się u nas