Jak długo przechowywać firmowe dokumenty?

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty?

Termin przechowywania dokumentacji firmowej budzi wiele wątpliwości. Fakt rozliczenia z urzędem skarbowym czy ZUS nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przechowywania dokumentów. Oznacza to, że faktur czy składanych deklaracji nie można pozbyć się w dowolnym momencie. Trzeba je zachować w razie kontroli urzędników – ale tylko przez określony okres.

Strony www Strony www

Termin przechowywania dokumentacji podatkowej

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej dokumenty podatkowe należy przechowywać do momentu, w którym dochodzi do przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dotyczy to ksiąg rachunkowych, księgi przychodów i rozchodów oraz pozostałych ewidencji, które są prowadzone w celach podatkowych.

Za okres przedawnienia zobowiązania podatkowego uważa się 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku. Dotyczy to zarówno deklaracji podatkowych, jak i faktur kosztowych oraz przychodowych.

Termin przechowywania dokumentacji rachunkowej

Przechowywanie dokumentacji rachunkowej regulowane jest ustawą o rachunkowości. Zgodnie z jej brzmieniem:

  • zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu – ich nie dotyczy okres przedawnienia,
  • księgi rachunkowe należy przechowywać nie krócej niż 5 lat,
  • dowody księgowe potwierdzające korzystanie z pożyczek lub kredytów i umowy handlowe należy przechowywać przez 5 lat od momentu wygaśnięcia umowy (np. po spłacie, dokonaniu rozliczenia),
  • dowody księgowe, które dotyczą wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za określony rok obrotowy,
  • dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać nie krócej niż 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i inne dokumenty muszą być przechowywane przez 5 lat.

Termin przechowywania dokumentacji ZUS

Przechowywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych dotyczy wszystkich płatników składek.

  • Dokumenty zgłoszeniowe należy przechowywać co najmniej 5 lat.
  • Dokumenty rozliczeniowe należy przechowywać 5 lat.

Chcesz uniknąć sankcji? Podejmij współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym

Niedostosowanie się do przepisów, a więc usunięcie dokumentacji przed terminem przedawnienia, grozi sankcjami – karą grzywny wynoszącą nawet 240 stawek dziennych.

Jeśli chcesz uniknąć kłopotów finansowych w razie kontroli urzędników, podejmij współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym. Dzięki wiedzy i doświadczeniu pracowników, będziesz mieć pewność, że dokumenty przechowywane są w poprawnej formie i przez ustawowy czas.

Wybierając biuro rachunkowe, weź pod uwagę m.in. jego doświadczenie i posiadane certyfikaty potwierdzające kwalifikacje, referencje innych klientów, oferowanie kompleksowych usług, stałe uzupełnianie oferty o niezbędne usługi, indywidualne podejście do klientów, odpowiedzialność za dokonywane rozliczenia, fachowe wsparcie i doradztwo.

Kategorie
Warto przeczytać
Czym jest deklaracja VAT i w jaki sposób należy ją składać?
Jednym z bardzo ważnych dokumentów w systemie podatkowym jest deklaracja VAT. To dzięki niej wiadomo, ile musimy zapłacić Urzędowi Skarbowemu lub ile podatku może zostać nam zwrócone. W celu uniknięcia kar finansowych...
Czy ubezpieczenia rolne są obowiązkowe?
Prowadzenie gospodarstwa rolnego to rodzaj działalności, która nakłada na rolnika określone obowiązki prawne. Rolnictwo to trudna branża, z którą wiąże się wiele trudnych do przewidzenia zagrożeń. Z tego...
Jak wybrać terminale kart płatniczych? Poznań i nie tylko
Terminal płatniczy może sporo zmienić w specyfice prowadzenia twojej firmy. Możliwość płacenia kartą często oznacza przewagę konkurencyjną, sprawiającą, że klienci będą chętniej korzystać z twoich usług lub oferowanego...
Kalkulatory
Znajdź biura rachunkowe
Jak nie tracić klientów?

Jak nie tracić klientów? Podpowiadamy!

Reklamuj się u nas