Jaki jest główny cel i kolejne etapy inwentaryzacji?
Przeprowadzanie inwentaryzacji jest obowiązkiem wszystkich firm, które prowadzą Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Inwentaryzację roczną należy zakończyć do 15 stycznia. Poniżej przedstawiamy kolejne etapy inwentaryzacji.
Etap 1: przygotowanie inwentaryzacji
Pierwszym elementem przygotowania inwentaryzacji jest wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia nakazującego przeprowadzenie inwentaryzacji. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie działa stała komisja inwentaryzacyjna, w zarządzeniu można ją powołać i wyznaczyć zespoły spisowe. Liczba pracowników zaangażowanych bezpośrednio w czynności inwentaryzacyjne zależy od wielkości majątku firmy i jej rozległości przestrzennej.
Na ważny aspekt powoływania zespołów spisowych zwraca uwagę specjalista reprezentujący biura rachunkowe PG Partner Gospodarczy w Gdańsku, Łodzi, Poznaniu, Wrocławiu i Szczecinie:
Ważne jest, aby członkami zespołów spisowych nie były osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątku ani też pracownicy prowadzący ewidencję księgową. Chodzi o to, aby zapewnić maksymalną bezstronność spisu.
Kolejnym krokiem jest skompletowanie wszystkich potrzebnych dokumentów, np. arkuszy spisowych oraz ustalenie szczegółowego harmonogramu prac inwentaryzacyjnych. Dwa wymienione dokumenty są tym ważniejsze, im większy (w znaczeniu liczby składników) majątek podlega spisowi. Niezwykle ważne jest też odpowiednie oznakowanie wszystkich składników majątku, aby ułatwić i przyspieszyć pracę zespołów spisowych.
Etap 2: spis z natury
Spis z natury, który nazywany jest często remanentem, to najbardziej pracochłonny i wymagający niekiedy wielu dni pracy. Przy większych wolumenach ewidencjonowanych obiektów przydatne będą etykiety i czytniki kodów. Sprawdzenie dotyczy również sald bankowych i należności od kontrahentów.
Celem spisu z natury jest zaewidencjonowanie wszystkich składników majątku, co pozwala ustalić stan faktyczny i przygotować zestawienie do porównania ze stanami księgowymi. Od rzetelności spisu zależy sens całej inwentaryzacji. Przy większych spisach warto wyznaczyć osoby, które będą nadzorowały pracę zespołów spisowych. Przydaje się też zaangażowanie kierowników komórek merytorycznych przedsiębiorstwa: powinni przygotować spisywane składniki majątku do łatwego wglądu i służyć pomocą zespołom spisowym.
Spis kończy się przygotowaniem sprawozdań z przeprowadzonych czynności i dostarczeniem ich wraz z arkuszami spisowymi do działu księgowości. Tradycyjnie spis prowadzony był (i ciągle jeszcze w wielu firmach jest) na arkuszach papierowych. Jednak znacznie wygodniejsze i szybsze jest użycie arkuszy elektronicznych. W połączeniu z czytnikami kodów pozwalają one na automatyzację wielu czynności spisowych. Dzięki temu nie tylko przyspieszeniu ulega tempo prac, ale też minimalizuje się ryzyko błędów.
Etap 3: porównanie spisów z natury z zapisami w ewidencji księgowej
Zestawienie stanu faktycznego i stanu w ewidencji księgowej może doprowadzić do wykrycia różnic. Jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że rozbieżności wynikają z błędów w czasie spisu z natury, to trzeba go powtórzyć dla wybranych składników majątku. Różnice mogą być zarówno nadwyżkami, jak i niedoborami – w obu przypadkach komisja inwentaryzacyjna powinna określić możliwe przyczyny powstania rozbieżności pomiędzy zapisami w ewidencji a stanem faktycznym. Typowe przyczyny to m.in. uszkodzenie sprzętu, ulotnienie się jakiejś substancji, przekroczenie terminu przydatności do użycia, ale także marnotrawstwo lub nawet kradzież. Ostateczną decyzję w sprawie sposobu rozliczenia różnic podejmuje kierownik jednostki.
Etap 4: Aktualizacja informacji i zakończenie inwentaryzacji
Gdy już wszystkie wychwycone różnice zostaną wyjaśnione, należy zaktualizować stan składników majątku w ewidencji księgowej. Ostatni etap inwentaryzacji przewiduje również wyceny poszczególnych pasywów i aktywów zgodnie z zasadami, które określa polityka rachunkowości. Jest to też moment na podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia osób, które są materialnie odpowiedzialne za zidentyfikowane niedobory (lub nadwyżki). Wobec osób, które dopuściły się nadużyć, można wyciągnąć konsekwencje, np. w postaci obciążenia materialnego czy udzielenia upomnienia.
Inwentaryzację kończy zbiorcze sprawozdanie. Wszystkie dokumenty powinny zostać zarchiwizowane. Ważne są też wnioski końcowe i rekomendacje dotyczące zarówno prowadzenia przyszłych inwentaryzacji, jak i zmiany sposobów zarządzania majątkiem. Ujawnione nieprawidłowości powinny stać się impulsem do podjęcia działań naprawczych.
Jakie kary grożą za brak inwentaryzacji?
Co do zasady, to nie ma obowiązku przesłania protokołu inwentaryzacji do organów kontrolnych. Wynika stąd, że jeżeli w naszej firmie nie zostanie przeprowadzona kontrola, to nie musimy obawiać się konsekwencji. W razie wszczęcia kontroli skarbowej może pojawić się żądanie, aby przedstawić dokumenty inwentaryzacyjne z ostatnich 5 lat (przez taki okres mamy obowiązek je przechowywać). Jeżeli nie będziemy w stanie tego zrobić może być podstawą do orzeczenia, że błędnie prowadziliśmy ewidencję przychodu. Stąd już tylko krok do uznania, że niewłaściwie obliczaliśmy wysokość przychodu, a wraz z nim podatku. Takie rozumowanie zmierza do decyzji o określeniu przychodu w drodze oszacowania, co może być bardzo niekorzystne.
W opisanej sytuacji należy też liczyć się z możliwością nałożenia grzywny. Podstawą jest artykuł 61 Kodeksu karnego skarbowego, który mówi: „kto nierzetelnie lub wadliwie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych”.
