Księgowość pełna i uproszczona. Czym się różnią?
Do prowadzenia księgowości zobowiązane są wszystkie osoby, które prowadzą działalność gospodarczą. Jest to niezbędne dla ustalenia dochodu lub straty, podstawy opodatkowania, a także ustalenia wysokości należnego podatku. W przypadku małych i średnich firm możliwy jest wybór pomiędzy księgowością pełną i uproszczoną. Czym się różnią, kto jest zobowiązany do prowadzenia księgowości pełnej oraz jakie zalety niosą ze sobą obydwa rodzaje rozliczeń?
Księgowość pełna. Kto jest zobowiązany do jej prowadzenia?
Choć wspomnieliśmy, że niektóre z firm mogą zdecydować się na wybór pomiędzy księgowością pełną a uproszczoną, nie zawsze jest taka możliwość. Przepisy Ustawy o rachunkowości jasno określają, że spółki akcyjne, komandytowe, komandytowo-akcyjne oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości od początku działalności. W niektórych przypadkach obowiązek ten dotyczy również osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich – jeżeli przychody netto za poprzedni rok obrotowy przekroczyły 2 miliony euro (w przeliczeniu na złotówki).
Pełną księgowość muszą również prowadzić jednostki działające na podstawie przepisów Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, o funduszach inwestycyjnych, o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych oraz o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych i to niezależnie od wysokości osiąganego przychodu.
Na czym polega pełna księgowość?
Prowadzenie pełnej księgowości opiera się na księgach handlowych, w skład których wchodzą dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, wykaz aktywów i pasywów oraz zestawienie obrotów i sald. Jest to najbardziej skomplikowana forma prowadzenia księgowości, która wymaga zaksięgowania każdej operacji w postaci podwójnego zapisu – w księdze głównej oraz w księgach pomocniczych. W dzienniku zapisywane są natomiast wszystkie zdarzenia gospodarcze. Dzięki chronologii zapisu, podwójnemu zapisowi oraz odnośnikom do dowodów księgowych, w łatwy sposób można skontrolować zapisy, a także znacznie szybciej wyłapać błąd oraz dokonać stosownej korekty. W ramach pełnej księgowości dokonuje się również inwentaryzacji oraz zapisu wszystkich aktywów i pasywów firmy: materialnych, finansowych i innych. Zestawienia obrotów i sald dokonuje się na koniec każdego okresu sprawozdawczego (najczęściej na koniec miesiąca).
Księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, zmiany formy jej prowadzenia lub w sytuacji, kiedy przychody netto za poprzedni rok obrotowy przekroczą równowartość 2 milionów euro – wyjaśnia specjalista z licencjonowanego biura podatkowego i rachunkowego Casus z Bydgoszczy. – Otwarcie jest niezbędne także w przypadku utworzenia nowej jednostki lub rozpoczęcia procedury likwidacyjnej, każdorazowo w terminie do 15 dni od momentu wystąpienia zdarzenia. Analogicznie księgi rachunkowe zamyka się na koniec roku obrotowego, w przypadku zamknięcia działalności lub na dzień przed zmianą formy prawnej. Zamknięcie ksiąg musi nastąpić w terminie maksymalnie trzech miesięcy od wystąpienia zdarzenia – dodaje.
Co jeszcze warto wiedzieć o pełnej księgowości?
· Możliwe jest prowadzenie pełnej księgowości wyłącznie w formie elektronicznej, a wydrukowanie ksiąg handlowych można zastąpić przeniesieniem ich na trwały nośnik elektroniczny, który zapewni bezpieczeństwo danych. Należy pamiętać, że księgi rachunkowe należy przechowywać przez okres przynajmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą księgi. W przypadku prowadzenia księgowości w formie elektronicznej niezbędne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz automatyczna kontrola ciągłości zapisów.
· Nie rzadziej niż raz w miesiącu niezbędne jest sporządzenie zestawienia obrotów i sald. Nie tylko w ramach kontroli, ale również w celu oceny analizy finansowej firmy. Wykazy oraz zestawienia pozwalają na określenie stanu zobowiązań, a także podjęcie trafnych decyzji dotyczących np. inwestycji. Dlatego pełna księgowość, choć skomplikowana, ma wiele zalet: w największym stopniu umożliwia ocenę sytuacji finansowej firmy. Stąd na jej prowadzenie decydują się często również mniejsze firmy, które nie są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości.
· Dokonanie zmian jest możliwe poprzez skreślenie i dopisanie właściwej informacji (musi jednak zostać zachowana czytelność błędnego zapisu) lub wprowadzenie dowodu księgowego, w którym znajdzie się potwierdzenie zmiany.
· Prowadzenie pełnej księgowości można zlecić firmie zewnętrznej, jednak w ciągu 15 dni od ich wydania należy poinformować właściwy urząd skarbowy o miejscu ich przechowywania.
· Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Całość powinna być zrozumiała, czytelna oraz oczywiście zgodna ze stanem faktycznym.
Księgowość uproszczona – dla małych i średnich firm
Małe i średnie firmy (jeśli tylko mają wybór) częściej decydują się na prowadzenie księgowości uproszczonej, zwanej również małą księgowością. Dlaczego? Ponieważ jest to zdecydowanie prostsza, a jednocześnie tańsza forma prowadzenia rachunkowości. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się nawet na jej prowadzenie samodzielnie, choć zdecydowanie lepszym pomysłem jest powierzenie rozliczeń księgowych doświadczonemu biuru rachunkowemu.
W ramach uproszczonej księgowości możemy wyróżnić trzy formy rozliczeń: księgę przychodów i rozchodów (KPiR), ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz kartę podatkową. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Księga przychodów i rozchodów – jedna z najczęściej wybieranych form małej księgowości
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów ewidencjonuje się wszystkie zdarzenia gospodarcze. Na podstawie przychodów oraz kosztów ich uzyskania oblicza się podatek dochodowy, a następnie uiszcza go w terminie do 20. dnia każdego miesiąca. W sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie wygeneruje zysków, nie musi płacić podatku – co jest niezwykle korzystne w okresach rozliczeniowych, w których sprzedaż towarów lub usług jest minimalna albo zerowa, np. w przypadku działalności sezonowych. Wysokość podatku oblicza się w zależności od tego, na jakich zasadach rozlicza się firma: możliwy jest wybór jednej stawki 19% (podatek liniowy) lub rozliczanie się na zasadach ogólnych, ze stawką 18% i 32%.
Podobnie jak w przypadku pełnej księgowości, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów rozpoczyna się z dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności lub z dniem 1 stycznia każdego kolejnego roku. Fakt rozpoczęcia prowadzenia tej formy księgowości należy zgłosić w terminie 20 dni do odpowiedniego urzędu skarbowego, podobnie jak miejsce przechowywania księgi. W przypadku spółek księgę prowadzi się dla spółki, jednak każdy ze wspólników musi zgłosić miejsce przechowywania dokumentów we właściwym dla siebie urzędzie skarbowym.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Drugą, najczęściej spotykaną formą małej księgowości jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Z tej formy rozliczenia mogą skorzystać osoby fizyczne, które prowadzą działalność samodzielnie, a także spółki jawne i cywilne osób fizycznych. Z tej formy opodatkowania wykluczeni są przedsiębiorcy, którzy prowadzą m.in. apteki, lombardy, świadczą usługi związane z leśnictwem, ubezpieczeniami, reklamami, a także te firmy, które handlują częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych. Nie mogą z niej skorzystać również firmy, których równowartość przychodów przekracza 250 tysięcy euro rocznie.
Wysokość opłacanego podatku zależy od rodzaju prowadzonej działalności i może wynosić 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 17% lub 20%. W sytuacji, kiedy działalność obejmuje różnorakie usługi lub towary, przedsiębiorca może być zobowiązany do płacenia podatku na podstawie kilku stawek. Podatek należy zapłacić również wtedy, kiedy wysokość kosztów przekracza dochody. Przychód można jednak pomniejszyć o składki społeczne, natomiast od kwoty podatku odjąć składkę zdrowotną. Dodatkowo można skorzystać z ulg: internetowej, rehabilitacyjnej, wpłat na indywidualne konto emerytalne oraz darowizn. Ryczałt opłaca się miesięcznie do 20. dnia następnego miesiąca lub kwartalnie – ale wyłącznie w przypadku firm, których przychody nie przekroczyły w przeliczeniu 25 tysięcy euro.
Karta podatkowa
Ostatnią, ale również najrzadziej wybieraną formą rozliczeń w ramach uproszczonej księgowości, jest karta podatkowa. Jest to rozwiązanie dla firm, które świadczą usługi dla ludności, zatrudniają niewielką liczbę pracowników oraz nie mają zbyt wielu zleceń. Wysokość podatku jest stała i niezależna od dochodów przedsiębiorstwa. Zależy od rodzaju prowadzonej działalności, liczby zatrudnionych oraz liczby mieszkańców, którzy zamieszkują miejscowość, w której prowadzona jest dana działalność. Podatek należy uiścić do 7. dnia każdego miesiąca. Może on być pomniejszony o kwotę ubezpieczenia zdrowotnego, jednak odliczenie nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru składek.
Podstawowe różnice pomiędzy księgowością pełną a uproszczoną
W niektórych przypadkach przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości i nie ma możliwości przejścia na księgowość uproszczoną. Jeżeli jednak może zdecydować się na jedną z form rozliczenia, warto wziąć pod uwagę wszystkie za i przeciw. Poza ściśle technicznymi kwestiami pełna i mała księgowość różnią się stopniem skomplikowania oraz obrazem finansowym firmy, który jest dzięki nim widoczny. Choć prowadzenie pełnej księgowości jest skomplikowane i czasochłonne, umożliwia pełną analizę finansów oraz kontrolę sytuacji finansowej firmy. Dzięki pełnej księgowości możemy wyraźnie dostrzec pełen obraz sytuacji w przedsiębiorstwie – a więc podejmować trafniejsze decyzje związane m.in. z inwestycjami lub ze zwiększeniem zysków.
Zaletą małej księgowości jest natomiast prostota, dzięki której przedsiębiorca może dokonywać rozliczeń samodzielnie. Z tego względu jej prowadzenie jest również tańsze, nawet jeśli zdecydujemy się na usługi biura rachunkowego. Minusem jest mała dokładność, dlatego coraz częściej nawet niewielkie przedsiębiorstwa decydują się na prowadzenie pełnej księgowości – dzięki temu mogą efektywniej zarządzać firmą.
