Co będzie lepsze dla jednoosobowej firmy – ryczałt czy PKPiR?

Obie formy rozliczenia z fiskusem mają swoje zalety i ograniczenia. Nie można arbitralnie stwierdzić, że w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lepsze będzie prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Dlatego warto poznać kluczowe właściwości obu form rozliczenia i skonfrontować je ze specyfiką prowadzonej działalności.

Na wstępie wypada zaznaczyć, że nie każda osoba prowadząca jednoosobową działalność może swobodnie wybierać pomiędzy różnymi formami rozliczania podatków. PKPiR, czyli prowadzenie księgowości uproszczonej, może wybrać niemal każdy (przy zachowaniu limitu przychodu do 2 mln euro), to ryczałt jest dla wielu podmiotów niedostępny. 

Kto nie może skorzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?

Z rozliczenia w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie mogą korzystać osoby, które:

• korzystają z karty podatkowej – w tym samym roku podatkowym lub w poprzednim roku podatkowym (jeżeli podmiot przekroczył limit 250 tys. euro przychodów),
• korzystają z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego,
• prowadzą aptekę,
• udzielają pożyczek pod zastaw (prowadzą lombardy),
• handlują dewizami (prowadzą kantory),
• wykonują wybrane wolne zawody – inne niż lekarz, lekarz stomatolog, lekarz weterynarii, technik dentystyczny, felczer, położna, pielęgniarka, tłumacz i nauczyciel (korepetytor),
• prowadzą handel częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
• produkują wyroby objęte podatkiem akcyzowym (z wyłączeniem produkcji energii elektrycznej z OZE),
• świadczą usługi wymienione w Załączniku nr 2 do Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Ponadto z ryczałtu nie można skorzystać w tym samym roku, w którym dochodzi do zmiany działalności wykonywanej samodzielnie na działalność wykonywaną w formie spółki z małżonkiem (lub na odwrót, czyli zmiana spółki na działalność samodzielną jednego z małżonków). Podobnie traktowana jest zamiana samodzielnej działalności jednego z małżonków na samodzielną działalność drugiego małżonka oraz wtedy, gdy jeden z małżonków opłacał z tytułu prowadzenia działalności podatek dochodowy na zasadach ogólnych. W wymienionych sytuacjach będzie można przejść na rozliczenie ryczałtem dopiero od następnego roku podatkowego.

Korzyści i ograniczenia związane z rozliczaniem podatków ryczałtem

Korzystanie z ryczałtu nie daje możliwości uwzględnienia kosztów w rozliczeniu. Dlatego ogólna zasada mówi, że największe korzyści z rozliczenia w formie ryczałtowej będą mieli ci przedsiębiorcy, którzy nie ponoszą wysokich kosztów prowadzenia działalności. Do rozliczenia stosowana jest jedna siedmiu stawek podatkowych: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 17% lub 20%. Jej wysokość zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Wykaz działalności objętych poszczególnymi stawkami znajduje się w ustawie. Ryczał to forma rozliczenia z fiskusem, która jest bardzo prosta i nie wymaga korzystania z usług księgowych, a w efekcie nie generuje dodatkowych wydatków. Przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji wyposażenia oraz dokonywać spisów z natury. Nie jest też konieczne prowadzenie karty przychodów pracowników. 

Jednak rozliczenie ma też pewne niedogodności, o których przypomina przedstawiciel firmy PG Partner, prowadzącej biura podatkowe w Gdańsku, Łodzi, Poznaniu i Wrocławiu: – Jeżeli wybraliśmy ryczałt, to nie będziemy mogli rozliczyć się wspólnie z małżonkiem ani też na zasadach przysługujących osobom samotnie wychowującym dzieci. Dużym utrudnieniem może być też konieczność zapłaty podatku również w przypadku, gdy poniesiemy stratę.

W momencie, gdy przedsiębiorca przekroczy limit 250 tys. euro, będzie musiał zacząć rozliczać się na podstawie PKPiR.

Dla kogo dogodne jest korzystanie z PKPiR?

Jeżeli przedsiębiorca może skorzystać z ryczałtu, ale ma wysokie koszty działalności, to korzystniejsze może okazać się rozliczenie na podstawie PKPiR. Inne korzyści z tej formy rozliczenia to m.in.: możliwość wspólnego rozliczania się z małżonkiem, zwolnienie z płatności podatku w przypadku straty oraz możliwość wyboru podatku liniowego 19% przez przedsiębiorców uzyskujących duże dochody. Jeżeli współpracownikami są najbliżsi członkowie rodziny, to ich wynagrodzenia można uwzględnić jako koszty uzyskania przychodu. Bardzo atrakcyjny jest też brak ograniczeń odpisów amortyzacyjnych w przypadku zakupu, najmu, leasingu lub dzierżawy samochodu osobowego (o wartości do 150 tys. zł). Można odliczyć 100% wartości samochodu, gdy służy on wyłącznie do celów służbowych i 75%, gdy jest jednocześnie autem prywatnym. 

Do minusów stosowania PKPiR można zaliczyć relatywnie wysokie stawki 18%, 32% i wspomniany podatek liniowy 19%. Znacznie bardziej skomplikowana jest też ewidencja księgowa. Jej plusem jest to, że przygotowuje do przejścia na pełną księgowość (prowadzenie ksiąg rachunkowych), które jest konieczne po przekroczeniu limitu przychodów wynoszącego 2 mln euro.

Podsumowując: można powiedzieć, że ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest korzystny dla większości małych jednoosobowych działalności gospodarczych. Jeżeli jednak przedsiębiorca rozwija się, inwestuje w firmę i zatrudnia pracowników, to korzystniejsze może okazać się rozliczenie na podstawie PKPiR. Jeżeli nie potrafimy sami rozstrzygnąć wątpliwości, najlepiej zwrócić się z prośbą o konsultacje do biura rachunkowego. Doradztwo doświadczonego specjalisty bardzo ułatwia dokonanie optymalnego wyboru.