Lista płac - jakie elementy powinna zawierać?

W każdej firmie, w której zatrudniani są pracownicy, należy zgodnie z prawem rozliczać ich wynagrodzenia. Podstawowy element ewidencji stanowi lista płac, której sposób prowadzenia oraz wygląd nie są ściśle określone. Tego tupu czynności kadrowo-płacowe mogą być kłopotliwe m.in. ze względu na częste zmiany przepisów. Aby jednak biznes prosperował, jak należy, przedsiębiorcy z reguły zlecają te zadanie biurom księgowym.

Lista płac – kto i kiedy musi ją prowadzić?

Lista płac to obowiązkowy dokument w firmach, które zatrudniają pracowników na umowę o pracę. Jak wynika z prawa pracy, pracodawca, który zawarł z zatrudnionym taką umowę jest zobowiązany, aby wypłacać comiesięczne wynagrodzenie za wykonaną pracę. Ciekawym jest, że chociaż większość firm sporządza tego typu dokument, to przepisy nie nakładają obowiązku jej prowadzenia. Wynikać to może z faktu, że lista płac ułatwia ewidencję wynagrodzeń pracowników.

Jak wygląda lista płac oraz jak poprawnie ją wypełniać?

Lista płac pomaga obliczyć wynagrodzenie pracownika. Aby zrobić to jednak poprawnie księgowa lub inny pracownik zajmujący się kwestiami kadrowo-płacowymi musi posiadać dane dotyczące m.in.:

• czasu pracy,
• uzgodnionej w umowie o pracę pensji,
• ewentualnych dodatkach do wynagrodzenia.

W praktyce, biuro księgowe sporządza listę płac, w której zawarte są informacje o pracodawcy, dane dotyczące okresu, którego dotyczy lista oraz danych o pracownikach. Lista zawiera również datę wypłaty wynagrodzenia.

– Istotnym jest, by wynagrodzenie było podzielone na wszystkie jego składowe. Pensję obejmuje: wynagrodzenie zasadnicze, premie, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, koszty uzyskania przychodu, podatek dochodowy, zaliczkę na podatek, potrącenia i kwotę wolną od podatku – podkreśla specjalista z Kancelarii Finansowo-Księgowej § LEX z Wrocławia.

Dzięki temu lista płac umożliwia obliczenie wynagrodzenia netto do wypłaty dla pracownika.  Ponadto, lista w każdej firmie może mieć inny wygląd i zawierać różne elementy. Prawo nie określa wzoru, według którego ma być sporządzona, dlatego każda działalność gospodarcza może dopasować ją do własnych potrzeb i warunków.

Inne kwestie, o których należy pamiętać tworząc listę płac pracowników

W listach płac możliwe jest także dokonywanie korekty. Najczęściej wynika ono np. z nadpłaty wynagrodzenia wynikającego z później dostarczonego zwolnienia lekarskiego pracownika. Korekta może być też wynikiem przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek ZUS lub rozliczenia pensji za chorobę po uznaniu wypadku przy pracy. W takich sytuacjach warto, aby to biuro księgowe ewidencjonowało wynagrodzenie pracownika, gdyż wymaga to nie tylko umiejętności i wiedzy, ale także znajomości często zmieniających się przepisów.