Na czym polega księgowość uproszczona?

Każda firma zobowiązana jest do prowadzenia księgowości. Osoby fizyczne oraz niektóre spółki, których roczne przychody nie przekraczają w 2 mln euro, mogą skorzystać z jednej z dwóch form rozliczeń z urzędem skarbowym. Jedną z nich jest księgowość uproszczona, zwana również małą księgowością. Na czym polega księgowość uproszczona, kto może z niej skorzystać, jakie są jej wady i zalety oraz jakie formy przyjmuje?

Mała księgowość. Dla osób fizycznych i spółek

W przypadku osób fizycznych, spółek cywilnych i spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych możliwe jest prowadzenie rozliczeń za pomocą uproszczonej księgowości. Warunek? Firma nie może przekroczyć przychodów w wysokości 2 000 000 euro za poprzedni rok. Po przekroczeniu tej kwoty przedsiębiorca zobligowany jest do prowadzenia pełnej księgowości.

- Mała księgowość nie wymaga specjalistycznej wiedzy i może być prowadzona samodzielnie, choć większość przedsiębiorców i tak decyduje się na skorzystanie z usług biura rachunkowego. Jest to związane z faktem, że nawet uproszczona księgowość wymaga śledzenia zmieniających się regulacji prawnych. To na przedsiębiorcy spoczywa pełna odpowiedzialność za popełniane błędy. Prowadzenie księgowości przez profesjonalistów umożliwia skupienie się na kluczowych aspektach działalności oraz uniknięciu nieprawidłowości w rozliczeniach 

– dodaje specjalista z biura rachunkowego GB ze Szczecina.

Księga przychodów i rozchodów

Jedną z form księgowości uproszczonej jest podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR). Jest to jedna z popularniejszych form prowadzenia księgowości, zwłaszcza wśród mikro i małych firm. Korzystna dla przedsiębiorców: nie muszą oni płacić podatku za okresy rozliczeniowe, w których nie wygenerują zysków. Kwotę podatku oblicza się na podstawie przychodów i kosztów, które zawarte są w dokumentach księgowych: fakturach i rachunkach. Wysokość procentowa podatku jest zależna od wyboru wariantu. Przedsiębiorcy mogą rozliczać się liniowo, jedną stawką opodatkowania wynoszącą 19% lub na zasadach ogólnych, w których obowiązują dwie stawki podatkowe: 18% i 32%.

KPiR może być prowadzona w sposób tradycyjny lub elektroniczny. Nie ma konieczności wykonywania wydruków – na koniec każdego miesiąca należy jedynie podsumować wartości znajdujące się w poszczególnych kolumnach. Niezależnie od formy prowadzenia księgi dane należy odpowiednio zabezpieczyć przed zniszczeniem lub utratą i należy je przechowywać przez okres 5 lat.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Drugą formą uproszczonej księgowości jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Korzystają z niego głównie właściciele restauracji, osoby zajmujące się handlem lub przedsiębiorcy oferujący usługi budowlane. Wysokość podatku zależy od rodzaju prowadzonej działalności i wynosi 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 17% lub 20%. Może się zdarzyć, że w przypadku różnorodnej działalności konieczne będzie rozliczanie się na podstawie kilku stawek. Choć stawki podatku są niższe, niż w przypadku standardowych stawek, rozliczanie się za pomocą ryczałtu ma jeden minus: podatek należy zapłacić także wtedy, kiedy koszty przewyższają przychody. Nie każdy przedsiębiorca może również skorzystać z tej formy rozliczeń (uprawnione są jedynie niektóre grupy podmiotów), a roczny przychód nie może przekraczać 150 tys. euro.

Ewidencję można prowadzić z pomocą programu komputerowego, jednak najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca konieczne jest sporządzanie wydruku za miesiąc poprzedni. Rozliczeń dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia faktur lub raportów z kasy fiskalnej (dobowych lub miesięcznych).

Karta podatkowa

Najrzadziej spotykaną formą opodatkowania w ramach księgowości uproszczonej jest karta podatkowa. Tę formę opodatkowania mogą wybrać jedynie przedsiębiorcy, którzy spełnią ściśle określone wymagania: świadczą usługi dla ludności oraz zatrudniają niewielką liczbę pracowników, a także nie mają zbyt wielu zleceń. Przedsiębiorcy płacą wówczas stałą kwotę podatku, niezależnie od dochodów. Wysokość zobowiązania jest zależna od rodzaju prowadzonej działalności oraz liczby zatrudnionych osób, a także od liczby mieszkańców zamieszkujących miejscowość, w której prowadzony jest biznes. Podatek należy uiścić do 7 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a za grudzień – do 28 grudnia.

Zalety i wady prowadzenia księgowości uproszczonej

Jak już wspomnieliśmy, jest to mało skomplikowana forma prowadzenia księgowości. Cechuje się również niskimi kosztami, a także może być prowadzona online. Jednocześnie zapewnia pełny monitoring zdarzeń gospodarczych w firmie.

Wady? Nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z tej formy rozliczeń. Mała księgowość nie daje również możliwości przeprowadzenia analiz ekonomicznych – podstawowe informacje, które można w niej znaleźć to wysokość przychodów oraz podatków. Dlatego przed wyborem formy opodatkowania swojej firmy warto rozważyć wszystkie za i przeciw – a jeśli to konieczne skorzystać  z profesjonalnego doradztwa księgowego.