Na czym polega prowadzenie ksiąg rachunkowych?
Każdy przedsiębiorca w swojej działalności musi dbać o księgowość. Niektórzy prowadzą ją na własną rękę, a inni powierzają te obowiązki doświadczonym specjalistom. Dobrze prowadzona księgowość jest nie tylko koniecznością, ale obowiązkiem prawnym. Wyjaśniamy na czym polega prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Czym są księgi rachunkowe
Księgi rachunkowe prowadzi się na podstawie dowodów księgowych. Przedstawiają one zdarzenia w sposób chronologiczny i systematyczne. Prowadzić należy je w języku polskim w siedzibie podmiotu gospodarczego i wyrażać w polskiej walucie. Głównym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych jest ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Pozostałymi aktami prawnymi regulującymi te zasady są Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR).
Księgi rachunkowe należy otworzyć, w ciągu 15 dni od zaistnienia zdarzeń, na:
- dzień rozpoczęcia działalności będącym pierwszym zdarzeniem wywołującym skutki o charakterze finansowym lub majątkowym,
- początek każdego kolejnego roku obrotowego,
- dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek, bądź podziału jednostki (powodujących powstanie nowej jednostki lub jednostek),
- dzień zmiany formy prawnej (z zastrzeżeniem ust. 3),
- dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego.
-Księgi rachunkowe zamyka się na dzień, który kończy rok obrotowy, na dzień zakończenia działalności, a także na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, upadłości lub postawienia w stan likwidacji – dodaje ekspert reprezentujący Kancelarię Biegłego Rewidenta Anny Obary.
Podział ksiąg
Księgi rachunkowe podzielone są na:
- Dziennik – jeden z elementów tworzących księgi, zawarte w nim dane muszą być ponumerowane, sumy obrotów liczy się w sposób ciągły,
- Księgę Główną – zawiera informacje o charakterze syntetycznym, które ujęte są w sposób chronologiczny i systematyczny, zdarzenia rejestrowane są w nich według zasady podwójnego zapisu,
- Księgę Pomocniczą – jest dopełnieniem i uszczegółowieniem Księgi Głównej, złożona z kont analitycznych, prowadzona jest głównie dla środków trwałych, odpisów amortyzacyjnych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków z kontrahentami, operacji dotyczących zakupu i sprzedaży oraz operacji gotówkowych, pracowników oraz innych składników aktywów,
- Inwentarz – wykaz pasywów i aktywów potwierdzony inwentaryzacją, sporządzać muszą go podmioty gospodarcze, które nie prowadziły wcześniej ksiąg rachunkowych na zasadach określonych w ustawie,
- Zestawienie obrotów i sald – zarówno kont analitycznych, jak i szczegółowych.
Prowadzenie ksiąg
Księgi rachunkowe należy prowadzić bezbłędnie (dane zawarte w księgach muszą być ujęte w sposób poprawny, ciągły i kompletny), rzetelnie (mają przedstawiać stan rzeczywisty), sprawdzalnie (muszą dawać możliwość sprawdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów) i bieżąco(muszą ujmować zapisy w dniu dokonania operacji gotówkowych, wekslowych i czekowych).
Ponadto, księgi rachunkowe muszą być trwale oznaczone nazwą jednostki i wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego. Trzeba przechowywać je w starannie ustalonej kolejności.
Warto wiedzieć, że podstawą dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, w tym dowody księgowe źródłowe potwierdzające dokonanie transakcji lub sporządzane przez dany podmiot dowody księgowe.
