Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe są zbiorami danych, które służą do przechowywania informacji na temat finansów danego podmiotu gospodarczego. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych jest ściśle określony w regulacjach, które są zawarte w aktualnie obowiązującej ustawie o rachunkowości. Postępowanie zgodnie z jej zapisami jest konieczne – w przeciwnym razie można narazić się na dotkliwe kary pieniężne. Z niniejszego tekstu dowiesz się, jakie są podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest zobowiązany każdy przedsiębiorca – niektórzy decydują się na samodzielne wykonywanie tego zadania, podczas gdy większość oddelegowuje do tego wyspecjalizowane podmioty. W obu przypadkach księgi rachunkowe mają dokładnie ten sam cel – stanowią rzetelne źródło na temat obrotów, salda oraz aktywów i pasywów danej firmy.
4 zasady prowadzenie księgi rachunkowej
Wspomniana już wcześniej ustawa o rachunkowości określa cztery cechy jakościowe, którymi powinno charakteryzować się prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Księgi muszą być rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne oraz uzupełniane na bieżąco – dopiero spełnienie tych wszystkich warunków gwarantuje prawidłową sprawozdawczość oraz zgodność z przepisami. Teraz wyjaśnimy, co dokładnie oznaczają poszczególne pojęcia.
Księgi rachunkowe należy prowadzić w sposób:
Rzetelny – to najprostszy ze wszystkich warunków, zgodnie z którym wszystkie zapisy znajdujące się w księgach muszą być zgodne z prawdą, czyli odzwierciedlać stan rzeczywisty.
Bezbłędny – co oznacza, że ujęte w księgach dane za konkretny okres zostały wprowadzone kompletnie i bez żadnych błędów, z dbałością o ciągłość zapisów oraz poprawność użytych procedur obliczeniowych.
Sprawdzalny – księgi rachunkowe są sprawdzalne, kiedy istnieje możliwość sprawdzenia poprawności znajdujących się w nich zapisów, sald oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. Co więcej, zapisy powinny być uporządkowane chronologicznie i systematycznie – dzięki temu na ich podstawie można w przyszłości sporządzić sprawozdania finansowe czy też deklaracje podatkowe.
Bieżący – oznacza, że wszelkie operacje gotówkowe, czekowe oraz wekslowe powinny zostać bez opóźnienia zapisane w dniu ich dokonania – tak, aby nie dopuścić do powstania zaległości. Stanowi to podstawę dla terminowego sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych.
Co grozi za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych?
Jak mówi nam ekspert z Biura rachunkowego BILANS z Pruszkowa, kary za nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych potrafią być bardzo dotkliwe:
-Zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym z dnia 10 września 1999 r., podmioty, które nie stosują się do cech jakościowych określonych w ustawie o rachunkowości, podlegają karze grzywny do 240 stawek dziennych. Należy jednocześnie zaznaczyć, że sąd przy wymierzaniu kary sam decyduje o liczbie stawek oraz ich wysokości – obecnie minimalna stawka dzienna wynosi 86,67 zł, z kolei maksymalna aż 34.668 zł. Aby uniknąć niebotycznych sankcji, warto skorzystać więc ze wsparcia doświadczonych księgowych.
