Co składa się na księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe to jedno z najczęściej stosowanych narzędzi w księgowości firmy. Ich prowadzenie jest obowiązkiem dużych przedsiębiorstw, lecz coraz częściej korzystają z nich również mniejsze jednostki. Można prowadzić je samodzielnie, jednak wymaga to odpowiedniej wiedzy oraz znajomości ciągle zmieniających się przepisów. Dlatego w większości przypadku zleca się to zadanie zewnętrznym podmiotom. Sprawdź, z jakich elementów składają się księgi rachunkowe.

Księgi rachunkowe — jak wygląda taka dokumentacja?

Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie tak zwanych dowodów księgowych. Swoim zakresem obejmują one wszelkie zapisy dotyczące chronologicznego porządku zdarzeń, jakie zachodzą w danym przedsiębiorstwie. Nie należy przy tym dokonywać zmian w już istniejących wpisach, gdyż zaburza to między innymi prawidłową numerację pozycji.

Wyróżnia się pięć podstawowych elementów, które zalicza się do ksiąg rachunkowych. Są to:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia,
• wykaz aktywów oraz pasywów.

Co zawierają poszczególne części ksiąg rachunkowych?

Pierwszym elementem składającym się na księgi rachunkowe jest dziennik. Wykorzystuje się go przede wszystkim do prowadzenia zapisów dotyczących zdarzeń o charakterze gospodarczym.

- Prowadzenie dziennika powinno odbywać się chronologicznie z uwzględnieniem właściwego systemu numerowania poszczególnych pozycji. Ich sumę zlicza się i na bieżąco podlicza, co pozwala na zachowanie kontroli w przedsiębiorstwie. Współcześnie coraz częściej korzysta się z wersji elektronicznej dziennika, co jest zdecydowanie wygodniejszym rozwiązaniem. Również w tym przypadku wszelkie informacje powinny być co miesiąc rozliczane – podkreśla specjalista z Dossier Sp. z o.o.

Księga główna często określana jest mianem konta systematycznego, a znajdujące się w niej informacje podlegają zasadzie podwójnego zapisu. Dane, jakie uwzględnia się w dzienniku, powinny znaleźć się również w księdze głównej. Jej prowadzenie wymaga także przestrzegania chronologicznego porządku.

Celem prowadzenia ksiąg pomocniczych jest wsparcie dla księgi głównej. Zawarte w nich dane uzupełniają niezbędne szczegóły. Bardzo ważna jest w tym przypadku systematyczność – w przeciwnym razie ich pomocnicza rola nie ma większego znaczenia. Informacje, jakie można w nich znaleźć dotyczą wynagrodzeń dla pracowników, jak również przyznawanych im świadczeń.

Zestawienia sporządza się na podstawie księgi głównej pod koniec każdego okresu sprawozdawczego. Element ten zawiera wszelkie informacje dotyczące obrotów na kontach firmowych, jakie zachodzą w rozliczanym przedziale czasu.

Ostatnim elementem jest wykaz aktywów oraz pasywów w firmie, który określa się również inwentarzem. Jego prowadzenie jest obowiązkowe dla przedsiębiorców, które wcześniej nie korzystały z ksiąg rachunkowych. Jeżeli jednak firma prowadziła księgi rachunkowe zgodnie z obowiązującą ustawą, za rolę inwentarza uznaje się zestawienia oraz wykaz z kont ksiąg głównych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych samodzielnie czy z pomocą zewnętrznej firmy?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga nie tylko odpowiedniego wykształcenia, ale przede wszystkim konkretnej wiedzy. Jest to konieczność ciągłego doskonalenia się w zmieniających się przepisach oraz skrupulatność w dokonywaniu wszelkich zapisów. Właśnie dlatego, coraz więcej firm decyduje się na zlecenie prowadzenia księgowości zewnętrznym podmiotom, które dysponują wykwalifikowaną kadrą pracowników z odpowiednim doświadczeniem.