Jak sporządzać sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa?
Ograny państwowe gromadzą wiele informacji o wszystkich podmiotach prowadzących działalność gospodarczą i ściśle kontrolują ich funkcjonowanie, poszukując sposobów na ustalenie, czy prawidłowo rozliczają się z fiskusem i dopełniają wszystkich obowiązków formalnych. Jednym z nich jest konieczność sporządzania oraz przesyłania do odpowiednich instytucji corocznego sprawozdania finansowego.
Kto ma obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego i co ono zawiera?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wypełniania wielu obowiązków sprawozdawczych, które pozwalają na kontrolowanie prawidłowości funkcjonowania firmy oraz rzetelności jej rozliczeń z fiskusem. Wynikają one zarówno z samego rozliczania poszczególnych podatków, jak i faktu prowadzenia pełnej księgowości, a zatem ksiąg rachunkowych. W ramach wymagań nakładanych przez Ustawę o rachunkowości wszystkie podmioty objęte obowiązkiem prowadzenia pełnej księgowości – spółki prawa handlowego, czyli spółki kapitałowe działające w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej, lecz także niektóre spółki osobowe, w tym spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne, jak również podmioty, które zdecydowały się na to mimo braku takiego obowiązku, a zatem spółki cywilne, jawne, spółki partnerskie, które w ubiegłym roku podatkowym nie osiągnęły przychodów większych niż 2 miliony euro przeliczone na złote polskie po obowiązującym kursie NBP – muszą sporządzać bilans, rachunek zysków i strat, a także przesyłać sprawozdanie finansowe – wyjaśnia przedstawiciel Biura Rachunkowego BR Napora, specjalizującego się w rachunkowości oraz obsłudze ubezpieczeniowej i finansowej.
Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych wiąże się z koniecznością umieszczenia w nim danych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. W sprawozdaniu musi się znaleźć bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe. Sprawozdanie musi być sporządzone w terminie 3 miesięcy od rozpoczęcia nowego roku obrachunkowego i podpisane przez wszystkich członków zarządu. Po jego przyjęciu przez zarząd firmy jest ono w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia roku obrotowego przedstawione do zatwierdzenia odpowiednim organom. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zwyczajnemu zgromadzeniu wspólników, w spółce akcyjnej zwyczajnemu walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy, w spółce komandytowo-akcyjnej walnemu zgromadzeniu, natomiast w spółce jawnej, partnerskiej albo komandytowej wspólnikom. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej organem zatwierdzającym jest jednoosobowo właściciel. Po tym, jak roczne sprawozdanie finansowe zostanie zatwierdzone, organ podejmuje decyzję w sprawie pokrycia poniesionej straty lub podziału osiągniętego zysku.
Bilans, który jest elementem sprawozdania finansowego, zawiera aktywa i pasywa firmy, natomiast w rachunku zysków i strat są wykazywanie przychody, jakie osiągnęła firma, poniesione koszty oraz wynik finansowy, a więc różnica między przychodami a kosztami, którą może być zysk albo strata. Jeśli chodzi o informację dodatkową, to w jej skład wchodzą wszystkie dane, które mogą ułatwić zrozumienie sytuacji przedsiębiorstwa. Będzie to wprowadzenie przedstawiające zasady przyjętej polityki co do rachunkowości. Znajdą się tu też objaśnienia różnych pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, jak również postulowany sposób podziału zysku albo pokrycia straty. Sprawozdanie finansowe wraz z jego częściami jest wysyłane drogą elektroniczną do Krajowego Rejestru Sądowego, a także do właściwego Urzędu Skarbowego.
Komu należy przekazać sprawozdanie finansowe?
Do Krajowego Rejestru Sądowego firma, która prowadzi księgowość w formie pełnej, musi przesłać zarówno swoje sprawozdanie finansowe, jak i odpis uchwały lub postanowienia o jego zatwierdzeniu przez uprawniony organ, a także uchwały lub postanowienia o decyzji w sprawie sposobu pokrycia straty albo podziału zysku. W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo jest zobowiązane do poddania swego sprawozdania przez biegłego rewidenta również sporządzoną przez niego opinię. Badanie sprawozdania finansowego jest niezbędne w przypadku prowadzenia działalności w określonej formie. Wśród podmiotów, które są do tego zobowiązane, znajdują się m.in. spółki akcyjne oraz firmy, które spełniły jednocześnie dwa z trzech warunków: osiągnęły średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty na poziomie przynajmniej 50 osób; ich suma aktywów w bilansie na koniec roku obrotowego wyniosła równowartość 2500000 euro; ich przychody ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych wyniosły netto 5000000 euro.
Sprawozdanie finansowe powinno być złożone w terminie 15 dni od zatwierdzenia go przez odpowiedni organ. Odmienny termin obowiązuje w przypadku podmiotów, których nie obowiązuje rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym, a zatem jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek cywilnych. W ich przypadku przygotowanie sprawozdania finansowego wraz z załącznikami i jego przekazanie musi nastąpić w terminie rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem do końca kwietnia.
Warto pamiętać, że poza przekazywaniem sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego, istnieje też obowiązek przesłania go do Urzędu Skarbowego. Podmioty działające na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej składają sprawozdanie tą drogą na mocy obowiązku wynikającego z Ustawy o rachunkowości i Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednak pozostałe firmy również muszą dopełnić tego obowiązku. W tym przypadku podstawą do wysłania sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego jest Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych. Firmy rozliczające się na podstawie CIT przekazują drogą elektroniczną taki sam komplet dokumentów, jaki podlega wysłaniu do KRS, jednak termin na dopełnienie tego obowiązku jest krótszy i wynosi zaledwie 10 dni od jego zatwierdzenia.
