Obsługa kadrowo-płacowa – wsparcie w dobie pandemii
Obsługa kadrowo-płacowa jest bardzo ważnym elementem funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od tego, czy zatrudnionych jest kilku, czy kilkuset pracowników. Wsparcie w zakresie kard i płac w firmie nabrało szczególnego znaczenia w dobie pandemii. Zwłaszcza, że wielu pracodawców zdecydowało się na skorzystanie z pomocy państwa, co wiązało się z koniecznością m.in. zmniejszenia wymiaru czasu pracy.
Pomimo zniesienia niektórych restrykcji pandemia COVID-19 nadal trwa. Wiele firm wciąż boryka się ze skutkami kryzysu, a także musi poradzić sobie z nową rzeczywistością oraz koniecznością zmniejszenia etatów i zwolnieniami opiekuńczymi pracowników. Bez wsparcia doświadczonego biura rachunkowego obsługującego kadry i płace byłoby to zdecydowanie trudniejsze.
Zakres obowiązków w ramach obsługi kadrowo-płacowej
W standardowym zakresie usług kadrowo-płacowych znajdują się między innymi przygotowywanie i rozliczanie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, a także ich archiwizowanie. Tym samym na podstawie tych danych przygotowuje się listy płac oraz dokumenty związane z wynagrodzeniami. Konieczne jest również sporządzanie oraz składanie miesięcznych deklaracji związanych z podatkiem dochodowym zależnym od wynagrodzeń pracowników. Obsługa kadrowo-płacowa to również rejestracja zwolnień lekarskich i rozliczanie urlopów. Rzetelność i terminowość realizowanych zadań jest istotna nie tylko dla właściwego funkcjonowania firmy, ale przede wszystkim dla pracowników, którzy oczekują terminowości w kwestii wypłacanych wynagrodzeń i świadczeń.
Obniżenie wymiaru czasu pracy lub objęcie przestojem ekonomicznym
A to nadal tylko część czynności kadrowo-płacowych, wykonywanych w ramach obsługi księgowej firmy. Tymczasem po wybuchu pandemii sytuacja skomplikowała się jeszcze bardziej. Wiele przedsiębiorstw musiało zostać zamkniętych na bliżej nieokreślony czas. Pojawiła się również możliwość skorzystania z pomocy państwa, w ramach tak zwanej tarczy antykryzysowej. Zgodnie z ustawą przedsiębiorca mógł obniżyć wymiar czasu pracowników lub wprowadzić przestój ekonomiczny. Otrzymywał wówczas możliwość skorzystania z dofinansowania do pensji pracowników. Wiązało się to jednak z koniecznością podpisania aneksów do umów, a także koniecznością wypełnienia wniosków zawierających informacje między innymi o wysokości wynagrodzenia po obniżeniu wymiaru czasu pracy. Jednocześnie pracodawca mógł jednocześnie skorzystać z obydwu rozwiązań – części pracownikom obniżyć wymiar pracy, natomiast pozostałych objąć przestojem ekonomicznym.
To wyzwanie dla działów kadrowo-płacowych – zwłaszcza, że na pracowników objętych przestojem można otrzymać dofinansowanie w wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia, natomiast w przypadku pracowników objętych przestojem połową wynagrodzenia pracownika, nie więcej jednak niż 40% przeciętnego wynagrodzenia – mówi specjalista z Financial Service Support, biura rachunkowego z Warszawy – Dodatkowo wymiar czasu pracy można obniżyć o 20%, nie mniej niż do 0,5 etatu. Do tego dochodzą pracownicy, którzy zostali skierowani na urlopy lub skorzystali z prawa do skorzystania z opieki nad dzieckiem. Na szczęście nasz zespół z powodzeniem poradził sobie w tej nietypowej sytuacji – dodaje.
Wsparcie w każdym zakresie
W zakres obsługi kadrowo-płacowej wchodzą również deklaracje i rozliczenia, zarówno miesięczne, jak i roczne. Także listy wynagrodzeń, wypłat oraz ewidencja czasu pracy – co zdecydowanie jest utrudnione w przypadku, kiedy większość lub nawet wszyscy pracownicy zostali oddelegowani do pracy zdalnej. To również ustalanie prawa do zasiłków oraz odpowiednie ich naliczanie (istotne zwłaszcza w przypadku zasiłków opiekuńczych w przypadku pracowników, którzy musieli zaopiekować się dziećmi). W skład obowiązków działu kadr i płac wchodzi również kontrola ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP. To wszystko, aby praca w firmie odbywała się płynnie i bez przestojów, a jednocześnie zgodnie z przepisami. Nie jest to zadanie łatwe nawet na co dzień – a w dobie pandemii tym bardziej się skomplikowało. Wsparcie biura rachunkowego w tym trudnym czasie z pewnością jest nieocenione dla wszystkich firm, które szczególnie mocno dotknął kryzys.
