Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów
Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to narzędzie służące do tego, aby notować pieniądze firmy – zarówno te, które do niej wpływają, jak i te, które są wydawane. Z uwagi na dużą prostotę i przejrzystość KPiR to najpopularniejszy sposób prowadzenia księgowości uproszczonej. Jakie zasady obowiązują księgowych podczas prowadzenia rozliczeń w tej formie?
Forma i zawartość księgi przychodów i rozchodów
KPiR nie jest nowym wynalazkiem. Przedsiębiorstwa prowadziły księgowość opartą na niej jeszcze przed rewolucją cyfrową. Wraz z upowszechnieniem się programów komputerowych do rozliczeń powstały też elektroniczne wersje KPiR. Dziś biura księgowe i niezależni księgowi mają dowolność w wyborze formy prowadzenia tej formy rozliczenia.
Elektroniczna księga przychodów i rozchodów ma wiele plusów – mówią zgodnie przedstawiciele Biura Rachunkowego Dorota Roszkowska-Galant ze Szczecina. – Program daje możliwość archiwizowania danych z wielu lat bez konieczności przechowywania fizycznych dokumentów i wykonuje za nas część pracy, a niekiedy bywa mądrzejszy od omylnego człowieka, bo sam znajduje i wskazuje błędy.
Obecnie KPiR powinna składać się z 17 kolumn, w których umieszcza się dokładne informacje dotyczące transakcji. Co szczególnie ważne, należy wpisywać wyłącznie dane dotyczące już zamkniętych operacji. Dzięki temu na koniec okresu rozliczeniowego wystarczy zsumować kwoty w poszczególnych kolumn. W tabeli umieszcza się m.in.: datę i numer dowodu transakcji (np. faktury), jej rodzaj i kwotę, dane kontrahentów, koszty zakupu materiałów podstawowych i inne związane z ich nabyciem, pensje pracowników, inne wydatki, koszty działalności badawczo-rozwojowej oraz uwagi własne.
Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?
KPiR dotyczy osób prowadzących działalność pozarolniczą (w tym spółki jawne, cywilne lub partnerskie) rozliczaną na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, pod warunkiem, że w ubiegłym roku obrotowym ich przychody nie przekroczyły 1,2 mln euro. Prowadzeniem księgi może zająć się właściciel firmy osobiście, ale można też powierzyć ten obowiązek księgowemu lub biuru rachunkowemu.
Prowadzenie KPiR nie zawsze jest obowiązkowe. Firma spełniająca wyżej wymienione warunki może być z tego zwolniona na własny wniosek. Jego umotywowaniem mogą być: choroba, podeszły wiek przedsiębiorcy czy wielkość podmiotu gospodarczego. Pismo należy złożyć w urzędzie skarbowym 30 dni przed tym, kiedy chcemy być zwolnieni z prowadzenia KPiR.
